2000年底，国家税务总局提出了“科技加管理”的工作方针，提出要建设全国统一的税收征管信息系统，以实现信息化为基础，建立以专业化为主，综合性为辅，流程化、标准化、分工合理、联系紧密、相互制约的征管工作新格局。征管法中也明确“国家有计划地加强税收征收管理信息系统的现代化建设，建立健全税务机关与政府其他管理机关的信息共享制度”。税务系统信息化建设的大力推进，充分表明建设一个现代化的、科学高效的税务档案管理系统已势在必行。

    一、 税务档案信息化建设的必要性
    税务档案信息化就是运用现代信息技术管理税务电子文件，对物理形态的税务档案做符合信息化环境和目标的转化，达到税务档案信息的数字化、信息接收、传递、存储和提供利用的一体化和网络化，实现高效、适用的税务档案管理和税务档案利用工作的过程。它是一项复杂的系统工程，不仅有税务档案信息资源的有序整理、税务档案信息数据库的建设、税务档案信息网络的建设等信息技术层面上的要求，还包括由此引发的税务信息化应用过程中的信息资源的开发利用、档案信息化人才的培养，以及与之相配套的制度法规标准的制定等制度的变革。

    （一）税务档案信息化建设是税收事业发展的需要。税收是国家取得财政收入的主要来源，是保证国家社会管理职能的行使和国家机器的正常运转的物质基础。当前我国财政收入中，税收收入已占90％以上，税务档案是税收征收管理过程中形成的以纸张为载体的文字、图形材料以及征、纳双方依法办税的法律文书等档案，税务档案以其法律效力有而不可动摇的重要地位。随着我国经济建设的蓬勃发展，改革开放的不断深入，国家税收工作也在不断的自我完善以适应社会主义市场经济不断发展的要求。随之产生的大量的税务档案的管理已成为日常工作中至关重要的环节，迫切需要新的管理模式适应现代化档案管理的需要。

    （二）税务档案信息化建设是改善自身档案管理的需要。在手工征管模式下的税务系统，产生的征管档案、票证档案、文书档案、检查档案等各类税务专业档案占据了税务系统档案资料的绝大部分。每个征期都形成大量的档案原件，经常要进行手工归集、分类整理、装订、建档查阅、统计和检索档案等十分烦琐的工作，档案的管理和存放需要大量的人力、物力、空间。广大税务人员被这种繁琐的事务性工作缠住，耗费了大量精力，没有更多的时间投入到税收征管检查中去。各种原始凭证都存放在一般的档案库中，要想在大量资料档案中查询某个纳税人的资料犹如大海捞针，查阅和检索十分不便。而且由于长期沿袭以来的业务隶属关系等原因，税务业务各类档案管理中存在着各自为政、工作脱节的现象，严重影响了档案信息资源整体的保管、开发和利用。

   （三）税务档案信息化建设是提高纳税服务质量的需要。随着社会发展，纳税人的纳税信誉越来越得到社会的重视，成为纳税人信誉证明的重要凭证，而纳税人信誉的评定是以税务档案为基础的，税务档案信息化建设为纳税信誉评定提供了方便快捷的手段。各地税务机关都积极推进税收信息化建设的进程，全面建设信息化综合服务管理信息系统，提高服务效率和质量，建立以为纳税人服务为中心的包括税务登记、纳税申报、税款缴纳、统计分析、稽查检查等在内的内部业务网络，积极推进发票税控管理网络系统，开发查询开票数额等各项服务功能。多种信息系统的开发，也需要有最终的档案管理系统加以整合，提高信息的价值，提高为纳税人服务的效率。

   （四）税务档案信息化建设是提高征管质量的需要。税务信息化建设为税务与政府部门之间的数据网络交换提供了便捷的方式，也为与工商、交管、公安、房管、海关等相关部门做到信息共享，解决漏征漏管等问题提供了充实的数据基础，而税收征管过程中产生的大量的数据需要通过集中管理才能实现信息共享发挥巨大作用，通过税务档案信息化建设，开发以核心数据库为基础的税务档案，集中所有涉税信息，为信息共享和实施科学有效的纳税评估提高征管质量打下坚实的基础，为科学征管准备了充足的档案资料。

    二、税务档案信息化应具有的功能
税务档案信息化建设的应用和发展，对税务档案进行了重新整合，其结果是税务机关所需处理的各种数据越来越多地以电子形式直接存储于计算机存储器中，其目的是实现检索的快捷、方便、高效，实现信息的共享。这就使税务档案信息应具有以下功能：

   （一）与现代信息技术的高度融合。税务信息化建设的发展，将导致传统税务在工作程序、组织方法等方面发生革命性的变革，传统税务模式与现代信息技术的高度融合势在必行。在此基础上建立的税务档案，将按信息处理的要求，充分利用现代信息技术，对传统的档案收集、整理流程、方式和方法进行重新构建，以适应现代税收的要求。税务档案信息管理不再是传统手工档案的“模拟系统”，而是以现代信息技术为依托，同21世纪的社会、经济和技术环境相适应的崭新系统。

   （二）与业务管理系统的高度协同。税务信息化建设的发展，对税务业务各部门之间与档案信息化的协同提出了更高的要求。过去业务部门与档案管理部门相互独立，自成“信息孤岛”，信息反映滞后、散乱的局面影响了税务机关的工作效率和决策的科学性。税务业务各部门的协同，包括：征管软件、计统软件、稽查软件等之间的要形成有机的结合，信息通过相关软件，经严格的检查和控制程序后进入档案信息软件，达到归档信息的共享。同时，税务档案信息化的建设目的之一是为税务机关及相关单位及个人提供服务的，查询人根据查询的个人授权可以通过税务档案查询系统任何一个窗口了解纳税人的纳税申报情况及其相关资料，全面了解税收缴纳的各个环节。为税收分析、了解全面的纳税情况做出准确的数据统计，为科学决策提供依据。

   （三）高效率的集中式管理。手工为主的税务征管模式下，各级税务机关在管理上受物理因素的限制，造成了上级税务机关对下级税务机关管理乏力，同时，也由于长期沿袭以来的业务隶属关系等原因，税务各业务部门在税务档案管理中存在着各自为政、工作脱节的现象，不但给管理工作带来了困难，也给档案的管理带来了困难。税务信息化建设的发展，使业务档案集中式管理成为可能。通过计算机手段，对税务档案实施统一按户管理，实现全系统档案资料的共享，供各部门查阅使用。通过集中式管理，整合整个税务系统的档案信息资源，大幅度降低管理成本，切实改变税务档案信息找不着、用不上的状况，最大限度地发挥档案资料为征收管理、纳税评估、税务稽查服务的功能，极大地提高劳动生产率，降低税收成本，提高税务档案的管理水平和管理效率。

   （四）高度实时化的动态管理系统。传统档案管理模式严格遵循档案分期假设，定期整理，是一个静态、事后反映型的档案管理模式。在人类社会进入信息时代的今天，这一模式根本无法适应信息化时代的需要。而信息化税收的发展将改变这一历史，变传统的事后静态管理模式为高度实时化的动态管理模式，赋予了税务档案简捷、高效、快速、易用的效能，使日常税收征管工作和税务档案归档工作几乎可以同步完成。动态档案管理模式将完全突破传统的档案分期管理的制约，使档案信息更具有决策意义。

    三、税务档案信息化管理实现的路径

   （一）税务档案信息化需要归档流程再造
    税务档案信息化归档流程再造，是指从税务档案的目标出发，使业务档案管理与计算机技术达到高度的协同，对档案归档的流程进行重新梳理，从而使税务档案新流程能较好地实现税务档案的管理目标。而现有税务档案，虽然有的已经采取了微机管理的办法，但其流程还是建立在劳动分工下的一种顺序化业务流程。税务资料严格按照“生成——传递——归档”进入档案室后，才称得上是档案，档案管理员的介入是后继的，税务档案的生成也是按照税收的流程的顺序进行，不可跳跃。在以纸质文件为基础、以手工劳动为主的档案管理体制中，有利于档案管理的操作，便于组织。但是也存在延长等候时间、降低税务档案的及时性和完整性等问题。

    为了满足税务档案的日益增长的社会需求和税务机关的税务信息化管理需要，必须提高税务档案信息的相关性和及时性，迫切需要对目前的税务档案业务流程进行重组和再造。

    (二)税务档案信息化的处理程序
    一是要统一标准。如可自纳税人登记之日起，就严格使用唯一的标志或代号，如使用身份证作为个人纳税的代码，以便和相关部门的代码联网，达到信息共享。

    二是确保资料的完整性和准确性。税收工作中各信息录入端要确保纳税人的基础资料准确和完整，各软件要通过设置相关的权限、采取链接等技术手段等与档案软件达到信息共享。

    三是确保信息原始凭证的真实性。各基层单位运用一定的技术方法如电子扫描、传真等，把税务档案的原始信息通过计算机互联网传递到档案中心的主计算机上。

    四是实现信息共享。档案中心的主计算机根据税务档案要求编制档案分类，并根据要求将档案数据上网发送。

   五是各档案查询端口可以通过互联网等获取各自所需档案信息。

   四、税务档案信息化建设存在的问题及实施对策
   档案信息化作为新生事物，是对传统的档案理论及实践提出了挑战。税务档案与税务业务之间的衔接、信息的存储、档案管理人员的素质等等都制约着目前税务档案信息化的发展。主要存在的问题如下：

   （一）税务档案信息在传递过程中的完整性和真实性问题。税务档案信息化的推行，使税务档案信息通过网络得以传递，电子符号代替了数据资料，磁介质代替了纸介质，税务数据流动过程中的鉴章等传统确认手段不再存在，所以很难保证税务档案信息的完整与真实。税务信息被截取、篡改、泄露等成为亟待解决的问题。为了更好地利用档案信息化带来的优势，保证信息数据质量和安全，应加强对数据输入的管理和数据处理的控制。从源头上把好数据录入关，使各需要归档的税务资料，要求各源头软件系统如征管软件系统、稽查软件系统、纳税申报系统等要保证数据录入的真实性、合法性、完整性，为税务档案的归档做好前期工作。

   （二）关于原始资料档案的保管问题。在档案信息化条件下，原始资料档案和档案信息发生了分离，为了保证档案的真实可靠，符合档案的保管规定。各具体单位在输入原始档案信息时，可以利用图像文档管理技术，用扫描仪等把原始档案扫入并传送给主计算机，主计算机下载后就成为原始档案。存储设备和介质必须具有访问简便、迅速和保存寿命长等特点，以便日后查证。同时，各具体单位必须妥善保管档案原始资料，并定期和主计算机核对和备查。各具体单位按档案管理方式将原始档案装订成册，保管备查。各具体单位定期把原始档案交档案管理中心，由档案管理中心进行整理收存。

   （三）税务档案管理人员的素质问题。随着税务档案信息化的建设，对档案管理人员的素质提出了新的要求，其中包括业务素质和道德修养。业务素质要求档案管理部门能够系统提供深层次的数据信息服务，同时，纳税人档案资料会越来越详细，这些档案中需要保密的档案比例将呈逐年上升的趋势。这就要求档案管理人员要努力学习业务，增强业务能力；又要努力学习法律法规，增强职业道德修养，处理好档案资料的利用和纳税人隐私权的关系。对涉及纳税人需要保密的档案资料，严格掌握使用范围，不得随意泄露。同时，为了提高档案的利用效率，档案人员要深入学习，掌握反映税收业务发展最新动向的档案数据，加强对税务档案材料的编研工作，对原始信息及时开发利用，为税收工作提供参考。

    总之，税务档案事业在新时期应有新的跨越，在税收信息化建设的宏伟蓝图下，税务档案信息化建设也要与时俱进、开拓创新，提高档案管理的技术手段，为税收事业发展服务。